Стратегическая сессия (стратсессия) - неотъемлемая часть успешного развития бизнеса. Командой проводится анализ возможностей компании, изучается конкурентный потенциал, чтобы определить стратегию развития в долгосрочной перспективе. Давайте детально рассмотрим, по какому сценарию разрабатываются стратегические сессии и какие подводные камни есть на пути ее планирования.
Значение команды в планировании стратегической сессии
Без чего невозможна стратегическая сессия? Без вовлеченности всей команды. Нельзя говорить об успешности предприятия, если не все участники понимают, какие цели должны быть достигнуты. Во время проведения стратсессии формулируются цели и согласовуются методы их достижения, которые понятны для специалистов всех уровней.Чем выше вовлеченность сотрудников, тем выше уровень ответственности перед выполнением поставленных задач.
Важно понимать, что в стратсессии принимают участие специалисты высшего звена, топ-менеджеры, директора отделов, владельцы бизнеса, акционеры.
Что нужно знать о сессии
Стратегическое планирование не является каким-то нововведением, оно не сильно отличается от проведения конференции, однако есть свои нюансы, о которых мы и поговорим.На этапе организации стратсессии детально прописываются все шаги и модули, обязательно с указанием срока исполнения задач, все основные спикеры известны заблаговременно по каждой отдельной теме.
Прежде, чем приступить к разработке плана стратсессии необходимо определить, по какому пути будет происходить сессия: от проблем или от виденья.
Форсайт - развитие видения
На макроуровне рассматриваются разные варианты развития бизнеса. Например, пробуем спрогназировать тренды на уровне мира, страны, и города. Обсуждаем, какие технологии грядут и какого рода социокультурные трансформации ожидать. На сессии присутствуют эксперты разных специальностей.
Форсайт для специалистов высшего звена служит мощным инструментом для рационального командообразования. Во время обсуждения можно проследить, с какими рисками столкнется компания, или отдельно взятая отрасль.
Увеличиваем вовлеченность команды
Командообразование включает выстраивание целей, путей их достижений, распределения задач. Благодаря проведению стратсессии появляется сплоченность и внедряются изменения. В таком случае важно продумать список участников, чтобы присутствовали все ведущие специалисты каждого направления деятельности компании.
Фасилитатор - его роль в стратегической сессии
Модератор или фасилитатор следит за выполнением целей сессии. Выстраивается регламент мероприятия, контролируется активность участников в обсуждении на каждом этапе сессии. По сути, фасилитатор создает атмосферу мероприятия, задает ритм и отслеживает групповую динамику.
Подготовка в стратегической сессии
Некоторые компании берутся за организацию страт сессии самостоятельно, другие сразу в поиске сторонних консультантов. Прежде чем обозначить план действий в организации стратегической сессии, давайте узнаем с какими проблемами сталкиваются организаторы сессии.
Основные проблемы в планировании страт сессии:
- несогласованность - нет единого мнения в определении целей;
- нет сроков для согласования;
- обсуждение стратегии не приводит к утверждению результатов;
- отсутствуют специалисты, которые могли участвовать в обсуждении на стратсессии;
- субординация - пропасть между руководящим звеном и специалистами слишком велика, или наоборот, отсутствует уважение и субординации в обсуждении целей;
- после сессии нет ответственных, сроков и результатов.
Список проблем можно продолжать, целесообразно действительно найти стороннего консультанта, который поможет грамотно организовать сессию.
План разработки сценария стратсессии с привлечением сторонних консультантов:
- Установочная встреча - определяем формат сессии, состав участников, спикеров, устанавливаются цели и ожидаемые результаты от стратсессии, возможные риски.
- Направление развития сессии - определить по какому пути будет происходить сессия: от проблем или от виденья.
- Создаем модули сессии - в зависимости от выбранного направления, составляют модули. Например, “Мозговой штурм” будет включать “генератор идей” и “анализ процессов”.
- Встраиваем инструменты в модуль - за каждым модулем должен быть закреплен свой набор инструментов. Так, “Генератор идей” может включать “брейншторм”.
- Тайминг - устанавливаем время на каждый модуль, отводим время под инструменты, теоретическую часть и практические задания.
- Подводим итог - разрабатывается окончательный вид сценария стратегической сессии.
Как выбрать фасилитатора?
Важно учитывать характер мероприятия, какие специалисты будут задействованы. Фасилитатор должен понимать уровень сессии и учитывать статус участников. Если подойти небрежно к вопросу выбора “ведущего” мероприятия, можно превратить стратегическую сессию в конференцию с тамадой на сцене. Ведущий не должен быть самовлюбленным, и быть над участниками, наоборот должен помогать участникам раскрыться и быть тактичным.
На что стоит обратить внимание при выборе фасилитатора:
- опыт в проведении стратегических сессий;
- на интервью он легко отвечает на все вопросы и понимает поставленные перед ним задачи;
- имеет опыт в управленческом сегменте - не по книгам знает, как важно уметь найти подход к каждому участнику сессии;
- понимает тонкости вашего бизнеса;
- насколько человек склонен к самолюбованию.
Почему не стоит брать ведущего мероприятия из сотрудников компании? Учитывая характер сессии, стороннему фасилитатору будет проще организовать обсуждение, конфликтных ситуаций будет много, необходимо продолжать отслеживать динамику и контролировать результат.
Планируем стратегическую сессию самостоятельно
Для проработки плана стратсессии необходимо обозначить ключевые моменты. Мы предоставим небольшой чек лист, который можно адаптировать под любой бизнес.
План стратегической сессии:
- Цель
- Задачи
- Сроки
- Подводим итоги результатов
- План действий
- Ответственные лица
- Ресурсы
Первые три пункта отвечают на вопрос, насколько организаторы понимают задачи и темы мероприятия, и как оценивают результаты, в какие сроки. Только в процессе организации и непосредственно на стратегической сессии можно реально оценить качество вашего командообразования.
За полтора месяца можно самостоятельно найти место проведения и обозначить дату сессии. В эти же сроки можно найти хорошего ведущего, прописать план мероприятия и забронировать площадку.
За месяц до сессии определяем темы, блоки и модули. За полмесяца до назначенной даты уже должен быть готов список спикеров, проведены все дискуссии с выбором ключевых активностей участников. За неделю вся информация в распечатанном виде, участники готовы к сессии, осталось дождаться даты проведения. Если у вас остались свободные дни, лучше морально отдохнуть и прийти на стратегическую сессию с новыми силами и идеями.