Стратегічна сесія (стратсесія) – невід'ємна частина успішного розвитку бізнесу. Командою проводиться аналіз можливостей компанії, вивчається конкурентний потенціал, щоб визначити стратегію розвитку у довгостроковій перспективі. Давайте детально розглянемо, за яким сценарієм розробляються стратегічні сесії та які підводні камені є на шляху їх планування.
Значення команди у плануванні стратегічної сесії
Без чого неможлива стратегічна сесія? Без залучення всієї команди. Не можна говорити про успішність підприємства, якщо не всі учасники розуміють, яких цілей має бути досягнуто. Під час проведення стратсесії, формулюються цілі та узгоджуються методи їх досягнення, які зрозумілі для фахівців усіх рівнів. Чим вище залучення співробітників, тим вищий рівень відповідальності перед виконанням поставлених завдань.
Важливо розуміти, що у стратсесії беруть участь фахівці вищої ланки, топ-менеджери, директори відділів, власники бізнесу, акціонери.
Що потрібно знати про сесію
Стратегічне планування не є якимось нововведенням, воно не сильно відрізняється від проведення конференції, однак є свої нюанси, про які ми й поговоримо. заздалегідь на кожну окрему тему. На етапі організації стратсесії детально прописуються всі кроки та модулі, обов'язково із зазначенням терміну виконання завдань, всі основні спікери відомі заздалегідь з кожної окремої теми.
Перш ніж розпочати розробку плану стратсесії, необхідно визначити яким шляхом відбуватиметься сесія: від проблем чи бачення.
Форсайт – розвиток бачення
На макрорівні розглядаються різні варіанти розвитку бізнесу. Наприклад, пробуємо спрогнозувати тренди на рівні світу, країни та міста. Обговорюємо, які технології будуть і якого роду соціокультурні трансформації чекати. На сесії присутні експерти різних спеціальностей.
Форсайт для фахівців вищої ланки є потужним інструментом для раціонального командоутворення. Під час обговорення можна простежити з якими ризиками зіткнеться компанія або окремо взята галузь.
Збільшуємо залучення команди
Командоутворення включає вибудовування цілей, шляхів їх досягнень, розподілу завдань. Через проведення стратсесії з'являється згуртованість та впроваджуються зміни. У такому разі важливо продумати список учасників, щоб були присутні усі провідні фахівці, кожного напряму діяльності компанії.
Фасилітатор - його роль у стратегічній сесії
Модератор чи фасилітатор слідкує за виконанням цілей сесії. Вибудовується регламент заходу, контролюється активність учасників у обговоренні, на кожному етапі сесії. По суті, фасилітатор створює атмосферу заходу, задає ритм та відстежує групову динаміку.
Підготовка у стратегічній сесії
Деякі компанії беруться за організацію стратсесії самостійно, інші одразу у пошуку сторонніх консультантів. Перш ніж позначимо план дій в організації стратегічної сесії, дізнаємося, з якими проблемами стикаються організатори сесії.
Основні проблеми у плануванні стратсесії:
- неузгодженість - немає єдиної думки у визначенні цілей;
- немає термінів для узгодження;
- обговорення стратегії не призводить до затвердження результатів;
- відсутні фахівці, які б взяли участь у обговоренні на стратсесії;
- субординація - прірва між керівною ланкою та фахівцями занадто велика, або навпаки, відсутня повага та субординація в обговореннях цілей;
- після сесії немає відповідальних, термінів та результатів.
Список проблем можна продовжувати, доцільно дійсно знайти стороннього консультанта, який допоможе грамотно організувати сесію.
План розробки сценарію стратсесії із залученням сторонніх консультантів:
- Установча зустріч - визначаємо формат сесії, склад учасників, спікерів, встановлюються цілі та очікувані результати від стратсесії, можливі ризики.
- Напрямок розвитку сесії - визначити яким шляхом відбуватиметься сесія: від проблем чи від бачення.
- Створюємо модулі сесії – залежно від обраного напрямку, складають модулі. Наприклад, "Мозковий штурм" включатиме "генератор ідей" та "аналіз процесів".
- Вбудовуємо інструменти в модуль – за кожним модулем має бути закріплений свій набір інструментів. Так, "Генератор ідей" може включати "брейншторм".
- Таймінг – встановлюємо час на кожен модуль, відводимо час під інструменти, теоретичну частину та практичні завдання.
- Підбиваємо підсумок – розробляється остаточний вид сценарію стратегічної сесії.
Як вибрати фасилітатора?
Важливо враховувати характер заходу, які фахівці будуть задіяні. Фасилітатор повинен розуміти рівень сесії та враховувати статус учасників. Якщо підійти недбало до питання вибору “провідного” заходу, можна перетворити стратегічну сесію на конференцію з тамадою на сцені. Ведучий не повинен бути самозакоханим, і бути над учасниками, навпаки, повинен допомагати учасникам розкритися і бути тактовним.
На що варто звернути увагу при виборі фасилітатора:
- досвід у проведенні стратегічних сесій;
- на інтерв'ю він легко відповідає на всі питання та розуміє поставлені перед ним завдання;
- має досвід в управлінському сегменті – не за книгами знає, як важливо вміти знайти підхід до кожного учасника сесії;
- розуміє тонкощі вашого бізнесу;
- наскільки людина схильна до самолюбування.
Чому не варто брати ведучого заходу із співробітників компанії? Враховуючи характер сесії, сторонньому фасилітатору простіше організувати обговорення, конфліктних ситуацій буде багато, необхідно продовжувати відстежувати динаміку та контролювати результат.
Плануємо стратегічну сесію самостійно
Для опрацювання плану стратсесії необхідно визначити ключові моменти. Ми надамо невеликий чек-лист, який можна адаптувати під будь-який бізнес.
План стратегічної сесії:
- Ціль
- Завдання
- Терміни
- Підбиваємо підсумки результатів
- План дій
- Відповідальні обличчя
- Ресурси
Перші три пункти відповідають на питання, наскільки організатори розуміють завдання та теми заходу, і як оцінюють результати, у який термін. Тільки в процесі організації та безпосередньо на стратегічній сесії можна реально оцінити якість вашого командоутворення.
За півтора місяці можна самостійно знайти місце проведення та позначити дату сесії. У ці терміни можна знайти хорошого ведучого, прописати план заходу і забронювати майданчик.
За місяць до сесії визначаємо теми, блоки та модулі. За півмісяця до призначеної дати вже має бути готовий список спікерів, проведено всі дискусії з вибором ключових активностей учасників. За тиждень вся інформація у роздрукованому вигляді, учасники готові до сесії, залишилось дочекатися дати проведення. Якщо у вас залишилися вільні дні, краще морально відпочити та прийти на стратегічну сесію з новими силами та ідеями.